Kdy soutěžit otevřeně a kdy stačí jen oslovit tři firmy? Poměřujte přínosy vyšší konkurence proti nákladům a délce řízení. Zvažte i výhodu uzavřené soutěže - filtraci nekvalitních dodavatelů.

Druhý díl seriálu o doporučených postupech v zakázkách malého rozsahu, které jsme zpracovali společně s Ministerstvem pro místní rozvoj a Oživením. Publikované díly:
1. Malá revoluce ve veřejných zakázkách (úvod, přímé zadání)
2. Otevřená a uzavřená výzva
3. Přezkum u zakázek malého rozsahu? Cože?

V minulém článku jsme si představili přímé zadávání, nejsnazší způsob zadání veřejné zakázky, pro který metodika stanovuje o to více podmínek bránících jeho zneužívání. Pokud ovšem hodnota naší zakázky dosahuje již takové úrovně, že soutěž mezi konkurenty může přinést zadavateli významnou přidanou hodnotu, metodika místo přímého zadání ukládá použít uzavřenou nebo otevřenou výzvu.

Kdy dodavatele vyzývat?

Metodika předpokládá, že uzavřená výzva je možným postupem pro zakázky s hodnotou do 1 000 000 Kč, zatímco otevřenou výzvu je možné použít pro zakázky až do limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu (2 mil., resp. 6 mil. Kč).

Podle čeho by tedy zadavatel měl vybrat správný postup, pokud se mu jich s ohledem na hodnotu zakázky nabízí hned několik? Metodika uvádí, že zadavatel při výběru postupu zohlední následující principy: transparentnost, efektivnost postupu a administrativní náročnost a hospodárnost. Pojďme se podívat, jak jim reálně rozumět.

U transparentnosti je to zřejmé - nejméně transparentní je přímé zadání, naopak nejvíce výzva otevřená. Pro administrativní náročnost a hospodárnost procesních nákladů platí přesný opak - přímé zadání je spojeno s nejnižšími náklady na doprovodnou administrativu, protože není třeba vytvářet zadávací podmínky či složitě definovat hodnotící kritéria (bez kterých zvláště otevřená výzva není proveditelná). Rozhodujícím bodem při volbě mezi typy postupu (přímým, uzavřeným, otevřeným) je proto typicky ohled na ekonomickou efektivitu postupu. U přímých zadání metodika velmi návodně uvádí řadu situací, kdy se jiné formy nevyplatí. Otázku rozhodování mezi uzavřenou a otevřenou výzvou ponechává více na posouzení zadavatele.

Otevřenou nebo uzavřenou výzvu?

Základním vodítkem pro volbu postupu je předpokládaná hodnota. Ve větších zakázkách je potenciál pro úsporu díky konkurenci vyšší, a tak se má zadavatel této konkurenci otevírat. Kromě hodnoty by však měl při rozhodování o postupu zohlednit další otázky:

  1. Přinese otevřená výzva skutečně vyšší konkurenci? Typickým příkladem je stavebnictví, kdy v některých regionech nabídky na malé zakázky prostě nechodí. V odvětvích, kde je příprava nabídky náročná, se firmy raději hlásí do uzavřených výzev. Vyšší šance na výhru totiž ospravedlní náklady podání nabídky.
  2. Existují významné rozdíly v kvalitě, které neumím s přiměřenými náklady ošetřit v podmínkách výzvy? Soutěž kvalitou či dokonalá definice předmětu jsou ideálními postupy, na které však ve VZMR nemusí být vždy prostor. Nastavení pravidel hodnocení by pak mohlo být nákladnější než výsledné zlepšení ceny a kvality.  Pokud jsem přitom schopen zajistit dostatečnou kvalitu prostou volbou uchazečů, může se proto jednat o efektivnější postup.
  3. Existuje omezený okruh firem, které mohou dodat? Oslovím-li přímo celý okruh možných dodavatelů, nemá otevřená výzva smysl - např. při nákupu mobilních služeb zřejmě postačuje oslovit všechny operátory.
  4. Jsem v časové tísni? Pokud situace neumožňuje dát dostatečnou lhůtu pro otevřenou výzvu a její následné vyhodnocení, je uzavřená výzva přiměřeným postupem.

Jedná se o ukázky legitimních důvodů pro uzavřenou výzvu - v realitě nepochybně zadavatel narazí na další. Obrácenou logikou lze dojít k podmínkám, za kterých dává smysl otevřená výzva, a to i pod limitem 1 000 000 Kč:

  • existuje-li trh mnoha dodavatelů,
  • rozdíly v kvalitě nejsou významné, nebo je lze snadno ošetřit v podmínkách soutěže,
  • je běžné, že se firmy do otevřených výzev hlásí.

Důvodem pro uzavřenou výzvu naopak nesmí být preference místních firem, to odporuje principu nediskriminace. Přípustným technikám v tomto směru se však budeme věnovat v dalších dílech seriálu.

Uzavřená výzva

Uzavřená výzva spočívá ve vyzvání určitého počtu předem zvolených dodavatelů k podání nabídky. Zadavatel jejich nabídky posoudí a přijme tu nejvýhodnější z nich. Uzavřená výzva je doporučeným postupem u zakázek s hodnotou do 1 000 000 Kč.

Základním požadavkem metodiky na uzavřenou výzvu je oslovení alespoň 3 dodavatelů a zajištění jejich občasné rotace. Oslovení dostatečného počtu dodavatelů je důležité proto, aby mohlo dojít k reálné soutěži mezi nabídkami. Z tohoto důvodu je současně důležité, aby byli oslovováni pouze takoví dodavatelé, kteří jsou reálně schopni předložit nabídku, a to nabídku z pohledu hodnotících kritérií srovnatelnou mezi ostatními oslovenými dodavateli. V praxi je sice pěkné oslovit dealery vozů značek Škoda a Porsche, ale pokud je jediným hodnotícím kritériem cena, reálná soutěž zjevně neproběhne.

Rotace oslovovaných dodavatelů je důležitá proto, aby došlo k minimalizaci možnosti vzniku dohody mezi nimi. Oslovení uchazeči by o sobě navzájem neměli vědět, rozhodně by pak neměli mít jistotu, že ví o všech konkurentech. Časté obměny v okruhu i počtu uchazečů jednoznačně motivují k podání lepších nabídek. Takové opatření bohužel není vždy možné, typicky s ohledem na nedostatečný počet dodavatelů na relevantním trhu. V takových případech o to více stoupá role průzkumu trhu, díky kterému má zadavatel šanci takovou nedovolenou dohodu dodavatelů odhalit.

Otevřená výzva

Zásadní odlišností otevřené výzvy proti té uzavřené je právě její otevřenost, tedy možnost všech dodavatelů podat nabídku. Aby takového stavu bylo reálně dosaženo, musí zadavatel  výzvu vhodně zveřejnit - vždy na svém profilu zadavatele, současně je pak doporučeno učinit tak i na svých webových stránkách, úřední desce či v tisku. Jednoduchým a přitom vysoce efektivním krokem je přiřazení správného CPV kódu. Mnozí dodavatelé totiž používají online nástroje (jako jsou verejna-soutez.cz nebo AAApoptavka.cz), které jsou schopné nacházet veřejné zakázky na všech profilech zadavatelů, a následně jim předložit na míru právě takové zakázky, jejichž CPV kód odpovídá oblasti podnikání daného dodavatele.

Společná pravidla uzavřené a otevřené výzvy

Samotný proces přípravy a vyhodnocení zakázky v uzavřené a otevřené výzvě je podle metodiky obdobný. Základem jsou předem definované podmínky, za kterých soutěž probíhá a jejichž součástí je především to, co vlastně zadavatel poptává (přičemž zadavatel nemusí popsat přímo předmět plnění, ale může také popsat jen potřebu, kterou hodlá naplnit, a dále ponechat na dodavatelích, aby mu předložili jejich vlastní řešení takové potřeby) a způsob výběru nejvýhodnější nabídky. Kompletní výčet všech požadavků je obsažen přímo v metodice.

Zajímavější naopak může být, co v metodice není a co by v ní možná někteří zadavatelé hledali:

  • hodnotící komise - zvlášť v oblasti veřejných zakázek malého rozsahu může sestavování komisí představovat zbytečné náklady ve značném nepoměru k hodnotě celé zakázky (i zákon od této povinnosti upustil, srov. § 42 ZZVZ), je proto na zadavateli, aby sám zvážil, jestli na určení nejlevnější nabídky opravdu musí svolávat celou komisi;
  • kvalifikace dodavatelů - požadavek na kvalifikaci dává fakticky smysl pouze tam, kde se mohou hlásit zadavatelem neprověření dodavatelé, tedy v otevřené výzvě. I v ní je ovšem třeba pamatovat na to, že jakékoli prokazování kvalifikace představuje jistou překážku pro dodavatele (zvláště ty nejmenší, typicky podnikající fyzické osoby), proto je vhodné zvážit úroveň požadované kvalifikace ve vztahu k celkové hodnotě zakázky a situaci na trhu;
  • proces posuzování nabídek - metodika výslovně zadavateli umožňuje vyhradit si např. možnost vyjednávat s dodavateli o podmínkách plnění. Toto je zvláště výhodné v situaci, kdy zadavatel nespecifikoval přímo předmět plnění, ale pouze svou potřebu, kterou hodlá naplnit.

Závěrem je vhodné připomenout, že zadavatel musí vždy dodržovat obecné zásady zadávání. Ty však představují pouhé široké mantinely, v jejichž rámci se zadavatel musí pohybovat. Zůstává tak jen na zadavateli, zda je schopen takové volnosti dostatečně využít.