Zadávat malé zakázky bude jednodušší. S Ministerstvem pro místní rozvoj jsme připravili doporučenou metodiku pro zadávání zakázek malého rozsahu. Říká, jak je přiměřeně soutěžit a kdy naopak organizace soutěže nedává ekonomický smysl. Metodika jde nad povinnou minimální míru transparentnosti, na druhou stranu ale úřadům poskytuje vyšší právní jistotu, a to zejména vůči kontrolním orgánům.

AKTUÁLNĚ 6.8.2020 - Metodika v meziresortním připomínkovém řízení, má být závazná pro státní správu.

Toto je čtvrtý díl seriálu o doporučených postupech v zakázkách malého rozsahu, které zpracoval společně EconLab, Oživení a Ministerstvo pro místní rozvoj. Publikované díly:

  1. Malá revoluce ve veřejných zakázkách (úvod, přímé zadání)
  2. Otevřená a uzavřená výzva
  3. Přezkum u zakázek malého rozsahu. Cože?
  4. Průzkum trhu: zjednodušte si život

Proč metodika?

Pod limity pro zadávání podle zákona (2, resp. 6 mil. Kč) u nás panuje nejistota. Ano, každý se musí chovat transparentně a nediskriminačně, co to ale znamená v praxi? Výklady ÚOHS se do tohoto teritoria nepouští, naproti tomu mezi auditory najdeme řadu velmi odlišných názorů. Většina zadavatelů proto v zásadě kopíruje postupy podle zákona (zejména u dotovaných zakázek). Přitom u menších nákupů interní náklady takového postupu dalece převyšují možnou úsporu. Vedle těchto soutěží pak občas vidíme druhý extrém - přímo zadané zakázky s cenami nadsazenými zcela mimo realitu.  Proto jsme se s kolegy z ministerstva rozhodli nastavit základní mantinely pro to, co v režimu malého rozsahu dává a nedává smysl.

Mnohé patrně zaskočí, když neziskovky a MMR brojí proti přehnanému důrazu na soutěž a formálnost výběrových řízení. Proč? Praxe je totiž často více o nesmyslném vršení papíru než o soutěži, která nezřídka stejně probíhá jen na oko. Než takovou soutěž, spíše oceníme, pokud starosta na profil zadavatele pověsí rozhodnutí typu “zakázku dáváme na přímo Frantovi, protože s ním máme vynikající zkušenosti” a nese si případnou odpovědnost. Ano, takový postup je podle metodiky možný, i když by měl být spíše výjimkou než pravidlem.

Limity a zadávání “na přímo”

Kdy na přímo, kdy oslovením, kdy otevřeně? Metodika doporučuje určité hranice, které zadavatel samozřejmě může přizpůsobit své velikosti (zejména u menších měst lze očekávat snižování), navržené hranice považujeme za minimální přiměřený standard. Přehledně je shrnuje následující tabulka:

Doporučené limity pro soutěže

Předpokladem pro určení postupu je průzkum trhu. Zadavatel získá potřebné informace z internetu, katalogů, přímo od dodavatelů či z historických zakázek, aby odhadl cenu, případně i zvolil vhodný rozsah plnění či zvolil dodavatele k oslovení. Zakázku pak může zadat přímo, pokud:

  1. se jedná o bagatelní nákup do 50 000 Kč bez DPH,
  2. je zvolená nabídka nejvýhodnější z porovnávaných,
  3. jsou rozdíly nabízených cen a kvality plnění minimální,
  4. není možná hospodářská soutěž (např. ochrana duševního vlastnictví či technická nemožnost soutěže),
  5. se jedná o stav časové tísně,
  6. se jedná o dodatečné práce u realizované zakázky,
  7. se jedná o dodavatele předmětu veřejné zakázky s nadstandardním poměrem kvality a ceny prokázaným více ověřenými referencemi včetně vlastní zkušenosti zadavatele,
  8. se jedná o jedinečný produkt či službu, kdy se zadavatel porovnáním nejméně dvou dalších alternativ (existují-li) ujistil, že zvolená cena a forma plnění naplňuje princip hospodárnosti.

Přímá zadání se jednoduše používají tam, kde by soutěž nepřinesla významnou přidanou hodnotu. K ověření toho slouží právě podmínky výše. Je totiž hezké ušetřit pár tisíc korun - ale pokud tatáž částka padne na organizaci soutěže, pak se nejedná o hospodárný nákup. To však platí spíše v menšině případů. Proto metodika přímá zadání nad čtvrt milionu označuje za výjimečná a vyžaduje u nich zveřejněné zdůvodnění osoby s přiměřenou politickou odpovědností (starosta, radní, případně kolektivní orgán, kde jsou zastoupeni). Politik má jít s kůži na trh, obhájit si nestandardní postup. Nikoliv k němu za zavřenými dveřmi nutit úředníky.

Klíčovou roli zde hraje provedení průzkumu trhu - např. tvrzení o vynikajícím či jedinečném dodavateli má být podloženo rešerší (rozsahem odpovídající velikosti zakázky), která dokládá hospodárnost přímého zadání. Nejedná se ale o potřebu prokázat formální naplnění jednoho z paragrafů (obdobně důvodům pro JŘBU), ale spíš zachytit úvahu řádného hospodáře, který o zadání rozhodl - třeba i z důvodů mimo výše uvedené. Výsledek pak je uveřejněn na profilu jako záměr zadání zakázky.

Přímá zadání mají nicméně svůj měkký strop - v případě, že jejich suma vůči jednomu dodavateli přesáhne částku 1.000.000 Kč, zadavatel je povinen zvážit, zda už nedochází k nehospodárnému dělení zakázek, a uveřejnit svůj závěr - případně podniknout kroky k nápravě.

Nastavte si správně interní směrnici

Metodika má sloužit jako vzor pro nastavování interních směrnic. Při její přípravě jsme ostatně vycházeli ze stávajících směrnic 30 úřadů různých velikostí, které dosahují špičkových výsledků podle žebříčku zindex.cz . Z nich jsme vybrali to nejlepší - například ze směrnice Ministerstva školství mládeže a tělovýchovy pochází doporučení zavést institut stížnosti uchazeče. Na jejím základě zadavatel provede rychlé přezkoumání výsledků soutěže. Buduje se díky tomu vyšší důvěra firem ve férový průběh zakázky.  O ní zde ale ještě budeme psát v budoucích měsících.

Metodiku plánujeme s MMR dále použít k sjednocení pravidel čerpání evropských dotací. Kdo se jí bude řídit, neměl by už mít významné problémy při naplňování požadavků ze strany poskytovatelů - že se nám tento husarský kousek podaří, však neumíme slíbit.

Nyní doporučujeme přečíst metodiku (má jen 11 stran i s přílohami!) a upravit podle ní zadávací procesy - ať už upravené interní směrnicí nebo jen neformálně.  A konečně to nejdůležitější - chceme sledovat a podporovat zavádění metodiky do praxe, za rok jsme si s MMR slíbili připravit její aktualizaci na základě praktických zkušeností. Proto oceníme komentáře, návrhy i informace o záměru implementovat zaslané na info@econlab.cz.

Úspěšné zadávání!

Na další díly seriálu pokračujte zde:

  1. Malá revoluce ve veřejných zakázkách (úvod, přímé zadání)
  2. Otevřená a uzavřená výzva
  3. Přezkum u zakázek malého rozsahu. Cože?
  4. Průzkum trhu: zjednodušte si život